INFORMATION OM DEN IDEELLA FÖRENINGEN KUL I HEMMETS PERSON­UPPGIFTS­BEHANDLING

BAKGRUND

I denna information beskrivs hur den ideella föreningen Kul i hemmet (”KiH” alternativ ”Vi”) behandlar personuppgifter. Informationen uppdaterades den 4 juni 2020. Det är viktigt att du läser informationen noggrant eftersom den beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter t.ex. genom insamling, bearbetning, överföring. Tänk på att informationen återkommande kan uppdateras. Därför är det viktigt att du återkommande tar del av den. Du finner alltid den senaste versionen här på vår webbplats.

  1. PERSONUPPGIFTSANSVAR

    KiH är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som föreningen bestämmer ändamål och medel för. Exempelvis behandlar KiH personuppgifter i föreningens administration och hantering av ansökningar av hotellnätter samt vid kommunikation med IVA-sjukvårdare som ansökt om hotellnätter.

  2. VAD MENAR VI MED VISSA BEGREPP?

    1. ”Personuppgifter” är uppgifter som direkt eller indirekt kan användas till att identifiera en fysisk person. Du kan exempelvis identifieras genom information såsom ditt namn, din adress och ditt telefonnummer. I vissa fall kanske du även indirekt kan identifieras genom, exempelvis, information om din familj.

    2. ”Behandling” är ett samlingsord för allt vi gör med den information vi har om dig. En Behandling kan alltså vara att vi samlar in, sammanställer, överför, lagrar eller analyserar personuppgifter.

    3. ”Personuppgiftsansvarig” är den som bestämmer ändamålen och medlen för personuppgiftsbehandlingen. När KiH agerar som Personuppgiftsansvarig ansvarar vi för att säkerställa att lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas för att skydda dina Personuppgifter samt att de behandlas på ett korrekt sätt.

  3. VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

    1. Vi strävar efter att inte behandla fler Personuppgifter om dig än vad som är nödvändigt för att uppfylla det aktuella ändamålet med insamlingen av dina Personuppgifter.

    2. Vi kan komma att behandla dina eller andras Personuppgifter när du kontaktar oss via t.ex. telefon eller e-post, genom vår webbplats eller när du ansöker om hotellnätter via formuläret på webbplatsen. Besök på vår webbplats kan ske utan att besökaren behöver lämna några Personuppgifter eller acceptera cookies (för information om hur vi hanterar cookies se punkt 12 och 13).

    3. De Personuppgifter vi behandlar kan röra kontaktuppgifter (t.ex. för- och efternamn, postadress, e-post och telefonnummer), cookies vid besök på webbplatsen (t.ex. IP-adress och logguppgifter förutsatt att du har samtyckt till detta) identifieringsinformation samt annan information som kan vara relevant för att bedöma om ansökan kan beviljas eller inte (t.ex. vilken IVA-avdelning du arbetar på, vilket sjukhus du arbetar på samt att du arbetat/arbetar med COVID-19 patienter. Vi behandlar inte några känsliga Personuppgifter.

      För dig som interagerar med KiH via sociala medier kan vi även komma att behandla Personuppgifter om dig i form av bl.a. bild/rörlig bild, ljud, för och efternamn samt användarnamn. Personuppgifterna kan komma att publiceras på KiH webbplats.

      Vid kommunikation med kontaktpersoner hos våra samarbetspartners kan vi komma att behandla Personuppgifter i form av kontaktuppgifter (t.ex. för- och efternamn, ort, e-post och telefonnummer).

  4. HUR SAMLAR VI IN DINA PERSONUPPGIFTER?

    I huvudsak samlar vi in Personuppgifterna direkt från dig i samband med din ansökan eller vid annan kommunikation med oss. I vissa fall kan vi dock hämta in information från ett annat bolag eller från offentliga myndigheter. Detta kan vara fallet när du ansöker om hotellnätter och vi t.ex. kontaktar din arbetsgivare för att kontrollera att du uppfyller KiH:s villkor för att beviljas hotellnätter. Sådan Behandling av dina Personuppgifter sker alltid i enlighet med gällande lagstiftning.

  5. VAD ÄR ÄNDAMÅLET MED VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER?

    Vi behandlar Personuppgifter för följande ändamål:

    • För att kunna identifiera dig som sökande och kontrollera att du är berättigad till hotellnätter enligt KiH:s villkor.
    • För att kunna kommunicera med dig som sökande och meddela beslut om huruvida du har beviljats hotellnätter eller inte.
    • För att kunna skicka voucher för hotellnätter till dig som beviljats hotellnätter.
    • För informationsutskick gällande KiH:s verksamhet, ändring av denna information, KiH:s övriga villkor eller marknadskommunikation.
    • För att kunna utveckla och förbättra KiH:s verksamhet för välgörande ändamål.
    • För att kunna följa upp och föra statistik över beviljade hotellnätter.
    • För att kunna uppfylla rättsliga förpliktelser som åligger KiH.
    • För att du ska få en bättre användarupplevelse när du besöker vår webbplats och för att vi ska kunna förbättra webbplatsen.
    • För att kunna interagera med dig via sociala medier.
    • För att kunna kommunicera och upprätthålla en relation med våra samarbetspartners och andra tredje parter.
    • För att utveckla säkerheten på vår webbplats samt förebygga bedrägerier.
  6. VAD ÄR DEN LAGLIGA GRUNDEN FÖR VÅR BEHANDLING?

    1. I relation till dig som sökande av hotellnätter grundar sig vår personuppgiftsbehandling i huvudsak på en intresseavvägning. Det innebär att vi bedömer att Behandlingen av Personuppgifterna är nödvändig för de ändamål som föreningen verkar för (välgörande ändamål i form av rekreation för IVA-medarbetare som arbetat/arbetar med vård av COVID-19 patienter) och att detta intresse väger tyngre än eventuella motstående intressen eller grundläggande rättigheter och friheter. Samma rättsliga grund gäller för den behandling vi gör av Personuppgifter som du ger till oss genom sociala medier.

    2. I relation till dig som kontaktperson hos någon av våra samarbetspartners eller annan tredje part baseras personuppgiftsbehandlingen på en intresseavvägning. Det finns ett lämpligt och relevant förhållande mellan samarbetspartnern och KiH och kontaktpersonen har i egenskap av representant för samarbetspartnern rimliga förväntningar att dennas Personuppgifter behandlas för att samarbetet ska fungera. Vår bedömning är därför att Behandlingen är nödvändig för att kunna uppfylla det aktuella ändamålet (kommunikation och upprätthålla relation med samarbetspartners) och att detta intresse väger tyngre än eventuella motstående intressen eller grundläggande rättigheter och friheter.

    3. I vissa fall, t.ex. när du besöker vår webbplats och vi, i förekommande fall, samlar in Personuppgifter i form av cookies, baseras Behandlingen på ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att ändra inställningarna på webbplatsen.

    4. När vi behandlar Personuppgifter i syfte att utveckla vår verksamhet och för marknadskommunikation, sker Behandlingen på grundval av vårt berättigade intresse av att förbättra och att marknadsföra vår verksamhet.

    5. Personuppgifter kan även komma att behandlas för att kunna uppfylla rättsliga förpliktelser t.ex. rörande KiH:s skatterättsliga förpliktelser.

  7. VEM HAR TILLGÅNG TILL DE PERSONUPPGIFTER VI BEHANDLAR?

    1. Vi lämnar inte ut dina Personuppgifter på något annat sätt än vad som beskrivs i denna information. Om det finns behov av att lämna ut dina Personuppgifter till annan tredje part än som omnämns i denna information kommer vi informera dig och be om ditt samtycke, förutsatt att vi inte är förhindrade enligt lag att lämna sådan information.

    2. Vi kan komma att dela vissa av dina Personuppgifter med våra samarbetspartners, t.ex. ditt för- och efternamn, telefonnummer och e-post, detta för att kunna ge dig som beviljats hotellnätter en bättre hotellupplevelse. Dessa företag får enbart använda och hantera dina personuppgifter för att tillhandahålla tjänsten. Vi har även vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda de Personuppgifter vi behandlar mot bl.a. förlust och obehörig åtkomst.

    3. Om du kontaktar oss eller på annat sätt interagerar med oss via sociala medier kommer dina personuppgifter att samlas in och behandlas också av dessa företag, i enlighet med deras dataskyddsinformation.

    4. I vissa fall kan vi vara skyldiga enligt lag att lämna ut dina Personuppgifter. Så kan vara fallet i en juridisk process när det finns ett myndighets- eller domslutsbeslut, när det är nödvändigt med hänsyn till nationell säkerhet, när det är nödvändigt för att förhindra fysisk skada eller ekonomisk förlust eller när det pågår en utredning rörande bedrägeri, olaglig verksamhet, ekonomisk brottslighet eller det är nödvändigt i förhållande till allmänhetens intresse.

  8. ÖVERFÖRINGAR UTANFÖR EU/EES

    1. Överföringar av Personuppgifter utanför EU/EES sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning och endast för de ändamål som anges ovan. Vissa av dina Personuppgifter lagras på backup-servrar som tillhandahålls av Google LLC (gäller Personuppgifter du skickar in till oss via ansökningsformuläret på KiH:s webbplats). Detta kan innebära att vissa av dina Personuppgifter lagras på Googles servrar i USA.

    2. Vi överför inte dina Personuppgifter utanför EU/EES om inte det tredje landet har ett tillräckligt starkt skydd alternativt att tillämpliga skyddsmekanismer tillämpas, t.ex. EU:s standardavtalsklausuler, Privacy Shield eller du, efter att ha fått information om riskerna med att överföra dina uppgifter till ett sådant land, har gett ditt samtycke till överföringen.

  9. HUR LÄNGE SPARAS PERSONUPPGIFTERNA?

    1. Vi sparar inte Personuppgifterna längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålet för Behandlingen, om inte uppgifterna måste eller får sparas längre enligt lag.

    2. För dig som beviljas hotellnätter sparar vi dina Personuppgifter under den tid som vouchern till hotellupplevelsen är giltigt. De Personuppgifter som hör till personer som inte beviljats hotellnätter raderas efter att beslut har tagits om att personen inte fått hotellnätter.

    3. Personuppgifter tillhörande kontaktpersoner hos samarbetspartners eller annan tredje part sparas så länge det finns en relevant relation till den organisation som personen företräder eller till personen inte längre representerar organisationen.

    4. Personuppgifter som härrör från dig som interagerar med KiH via sociala medier sparas så länge Personuppgifterna är relevanta för de ändamål för vilka de samlades in.

    5. Personuppgifterna kan komma att sparas längre än vad som anges i denna punkt om det är nödvändigt för ett annat ändamål som inte är oförenligt med det ursprungen angivna ändamålet. Vi Behandlar då endast dina personuppgifter för det kvarvarande ändamålet.

  10. DINA RÄTTIGHETER OCH TILLGÅNG TILL DIN INFORMATION

    Du har rättigheter rörande den information vi hanterar om dig. Dessa är:

    a) rätt till tillgång – du har alltid rätt att veta vilken information vi behandlar om dig, varför vi har samlat in den, om vi delar den med någon annan och hur länge vi sparar den. Du kan begära tillgång till dina Personuppgifter genom att kontakta oss enligt nedan kontaktinformation.

    b) rätt till rättelse – har vi fått felaktiga uppgifter om dig eller om du vill komplettera dina uppgifter kan du begära att vi ska rätta uppgifterna eller komplettera med relevant information som du ger oss.

    c) rätt att invända – behandlar vi Personuppgifter på ett sätt som du tycker är fel kan du invända mot Behandlingen.

    d) rätt att begära begränsning – du har rätt att begära att vi ska begränsa Behandlingen av dina Personuppgifter om du t.ex. tycker att Behandlingen är felaktiga/olaglig genom att vi inte längre har behov av att behandla dina Personuppgifter. Under tiden vi utreder om så är fallet får vi inte göra något annat än att lagra dina Personuppgifter, förutsatt att du inte ger ditt samtycke till annan Behandling. Kan vi visa att dina Personuppgifter fortsatt får Behandlas upphör begränsningen. Vi informerar dig då om detta.

    e) rätt till radering – på vissa grunder har du rätt att begära att vi ska upphöra med att behandla dina Personuppgifter. Om vi saknar berättigade ändamål eller det saknas lagstiftning som säger att vi måste spara Personuppgifter, kommer vi att radera dem.

    f) rätt till dataportabilitet – Du kan begära att vi genomför överföring av dina Personuppgifter till annan Personuppgiftsansvarig. Detta förutsätter att Personuppgifterna lagras hos oss digitalt och att överföringen är tekniskt möjligt. Dataportabilitet har du endast rätt till om vi behandlar dina Personuppgifter utifrån av de lagliga grunderna samtycke eller uppfyllande av avtal.

    g) rätt att återkalla samtycke – I de fall vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

  11. LÄNKAR PÅ KiH:s WEBBPLATS TILL SAMARBETSPARTNERS M.FL

    Våra tjänster kan länka till webbplatser och tjänster från våra samarbetspartners eller annan tredje part. KiH ansvarar inte för säkerheten eller sekretessen rörande dessa webbplatser eller tjänster. Det gör den part som tillhandahåller webbplatsen eller tjänsten.

  12. COOKIES OCH LIKNANDE TEKNIKER SOM AUTOMATISKT SAMLAR IN INFORMATION

    1. Vi kan använda cookies, webbsignaler och andra tekniker på vår webbplats. Cookies är små filer som sparar information på din mobil, dator, TV eller en annan enhet och den känner igen dig när du besöker olika webbplatser eller använder olika tjänster. De kan också skicka information till oss. Cookies tjänar syften som;

      a) att komma ihåg din inloggningsinformation så att du inte behöver logga in varje gång du använder en tjänst,

      b) hjälpa oss att förstå vilka delar av våra tjänster du besöker, vilka funktioner du använder och hur länge du använder dem. Genom att studera informationen kan vi sedan anpassa tjänsterna och ge dig en bättre upplevelse,

      c) hjälpa oss att förstå vilka annonser du har sett, och

      d) hjälpa oss att tillhandahålla dig med relevant innehåll och relevant information genom att samla in information om hur du använder vår webbplats.

  13. Du kan själv reglera på vår webbplats eller i din webbläsare om du vill att den ska godkänna, avvisa eller informera dig om att en cookie har skickats/sparats på dina enheter.

  14. På vår webbplats använder vi följande cookies: a) Sessionscookies – dessa skickar information mellan din dator och servern för att kommunicera vilka förinställningar du har på vår webbplats. Dessa cookies lagras inte utan försvinner när du stänger ner din webbläsare. b) Statistikcookie – hjälper oss att veta hur många som har besökt vår webbplats och olika sidor på vår webbplats. Dessa cookies samlar enbart statistik och sparar inga uppgifter om dig.

  15. Cookies eller andra spårverktyg kan också placeras på vår webbplats av en tredje part, efter vårt godkännande. Sådan tredje part kan vara t.ex. Facebook, Google eller LinkedIn. Tredje part ger antingen informationen till oss eller erbjuder dig en mer individbaserad upplevelse eller tjänster baserade på denna information. Du kan själv välja på vår webbplats att stänga av denna typ av cookies.

  16. INSTICKSMODULER FÖR SOCIALA MEDIER

    1. Vår webbplats använder insticksmoduler för sociala nätverk ("insticksmoduler"). Detta innebär att använder du dig av en tjänst som innehåller en insticksmodul kan information från din enhet överföras till ägaren av det sociala mediet. Om du är inloggad på det sociala mediet kan även information om hur du använder vår webbplats föras över till det sociala mediet. Exempelvis kan information överförs automatiskt till det sociala mediet om du interagerar genom att ”Gilla”, ”Dela”, ”Följa” eller skriva en kommentar och du är inloggad på det sociala mediet. Insticksmodulen kan föra över din IP-adress till det sociala mediet även när du inte är inloggad.

    2. Använder du sociala medier men inte vill att information mellan nätverket och vår webbplats ska kopplas ihop bör du logga ut från det sociala nätverket innan du använder vår webbplats.

  17. KONTAKTA OSS

    1. Om du har frågor eller funderingar kring hur KiH behandlar dina Personuppgifter eller om du vill framföra klagomål om vår Behandling av dina Personuppgifter, vänligen kontakta oss i första hand viahej@kulihemmet.se.

    2. Skulle du inte vara nöjd med ditt svar eller om du upplever att vi inte behandlar dina Personuppgifter korrekt i förhållande till svensk lag kan du alltid lämna ett klagomål till Datainspektionen som är svensk tillsynsmyndighet för Behandling av Personuppgifter.